Angajați și dosarele lor de documente
Cum înregistrezi angajații, ce câmpuri sunt disponibile și cum ajungi la documentele fiecărei persoane.
Ecranul „Angajați” ține evidența oamenilor din firmă: datele personale, actele de identitate și informațiile de angajare, plus un dosar de documente separat pentru fiecare persoană. Fiecare angajat apare pe un rând în listă, cu funcția, departamentul, emailul și telefonul lui.
Poți completa fișele manual, una câte una, sau poți porni de la exporturile REGES pe care le încarci ca fișier — vezi Import din REGES. Indiferent de sursă, dialogul de editare este același, așa că poți completa ulterior orice câmp rămas gol.
Adaugi un angajat nou#
- 1Apeși butonul flotant „Angajat nou”
Este butonul rotund din colțul de jos al ecranului, cu iconița de persoană. Lângă el stă butonul „REGES”, pentru importul din fișier.
- 2Completezi „Nume complet *”
Este singurul câmp obligatoriu din tot formularul. Dacă îl lași gol, primești mesajul „Câmp obligatoriu” și dialogul nu se închide.
- 3Completezi restul câmpurilor, atât cât ai la îndemână
Toate celelalte câmpuri sunt opționale și pot fi adăugate mai târziu.
- 4Apeși „Adaugă”
Angajatul apare imediat în listă, ordonat alfabetic după nume. La editarea unei fișe existente butonul se numește „Salvează”.
Poți adăuga primul angajat și direct din ecranul gol, cu butonul „Adaugă primul angajat”.
Ce conține dialogul#
Formularul este împărțit în patru blocuri, în ordinea de mai jos. Nimic din afara blocului „Informații Personale” nu este cerut la salvare.
| Bloc | Câmpuri |
|---|---|
| Informații Personale | „Nume complet *”, „Email”, „Telefon”, „Adresă”, „CNP” |
| Acte de Identitate | „Serie CI”, „Număr CI”, „Eliberat de”, „Serie permis”, „Număr permis” |
| Detalii Personale | „Naționalitate”, „Data nașterii”, „Locul nașterii”, „Stare civilă” |
| Informații Angajare | „Funcție”, „Cod COR”, „Loc de muncă”, „Departament”, „Tip contract”, „Durată contract”, „Data începerii” |
Câmpurile „Data nașterii” și „Data începerii” nu acceptă tastare. Când apeși pe ele se deschide calendarul, iar valoarea se scrie singură în format an-lună-zi. Dacă tastezi și nu se întâmplă nimic, acesta este motivul.
Departamentul nu se alege dintr-o listă predefinită: scrii textul în câmpul „Departament”, iar aplicația construiește singură filtrele din valorile deja folosite. Scrie-le consecvent — „Vânzări” și „vanzari” vor apărea ca două departamente diferite.
Găsești repede pe cine cauți#
Deasupra listei ai bara de filtre. Chip-urile sunt independente între ele: poți bifa mai multe, iar lista arată reuniunea lor. Fără niciun chip bifat vezi toți angajații activi.
- Chip-uri per departament — câte unul pentru fiecare departament existent, cu numărul de angajați activi din el, între paranteze.
- Chip-ul „Arhivate” — singurul mod de a vedea angajații arhivați. Ei nu apar niciodată sub chip-urile de departament.
- Filtrul de perioadă — se aplică pe „Data începerii”, deci restrânge lista la persoanele angajate în intervalul ales.
- Căutarea — caseta „Caută după nume, funcție, email…” caută de fapt și în departament și în telefon, nu doar în cele trei câmpuri din text.
Lista se poate și sorta, apăsând pe capul de coloană: „Nume”, „Funcție”, „Departament”, „Email” sau „Telefon”. Implicit este sortată crescător după nume.
Dosarul de documente al angajatului#
Apăsarea pe rândul unui angajat nu deschide fișa lui, ci dosarul lui de documente. Fișa se deschide din iconița de informații de pe rând („Detalii / Editare”), iar documentele mai pot fi accesate și din meniul cu trei puncte, opțiunea „Documente”.
În dreptul fiecărui nume vezi o insignă cu un folder și un număr: câte documente sunt deja în dosarul acelei persoane. Cât timp numărul se încarcă, în locul lui se rotește un indicator de așteptare.
Documentele dintr-un dosar de angajat se pot eticheta cu una dintre următoarele categorii:
- Identificare și stare civilă — carte de identitate, certificate de stare civilă și acte similare.
- Studii și calificări — diplome, atestate, certificate de calificare.
- Situație medicală — fișe de aptitudine, adeverințe medicale.
- Angajare — contract, acte adiționale, decizii.
- Altele — tot ce nu se încadrează în categoriile de mai sus.
Arhivare sau ștergere#
Ambele acțiuni stau în meniul cu trei puncte de pe rând, dar se comportă complet diferit.
| Acțiune | Ce se întâmplă | Se poate reveni? |
|---|---|---|
| „Arhivează” | Angajatul dispare din listă și rămâne vizibil doar sub chip-ul „Arhivate”. Nu ești întrebat nimic — acțiunea se execută pe loc, cu mesajul „Angajat arhivat”. | Da, cu „Dezarhivează” din același meniu. |
| „Șterge” | Apare dialogul „Confirmare ștergere”, care îți spune că acțiunea nu poate fi anulată. După „Șterge”, fișa dispare definitiv. | Nu. |
Pentru un angajat care a plecat din firmă folosește arhivarea, nu ștergerea. Arhivarea păstrează istoricul și îl scoate doar din lista curentă; ștergerea este ireversibilă.
Butoanele de adăugare, editare, arhivare și ștergere apar doar dacă ai drept de editare pe secțiunea de angajați. Cu acces doar de citire vezi lista și ai o singură iconiță pe rând, „Documente”, care deschide dosarul.
Întrebări frecvente#
Pot adăuga un angajat fără CNP sau fără act de identitate?
Da. Singurul câmp verificat la salvare este „Nume complet *”. Restul le poți completa oricând, deschizând fișa din iconița „Detalii / Editare”.
De ce nu îmi apare un angajat în listă?
Cel mai probabil este arhivat — bifează chip-ul „Arhivate”. Verifică și filtrul de perioadă: dacă e activ, ascunde persoanele a căror „Data începerii” cade în afara intervalului, inclusiv pe cele care nu au data completată.
Cum creez un departament nou?
Nu există un ecran separat pentru departamente. Scrii denumirea în câmpul „Departament” al unui angajat, iar chip-ul de filtrare apare automat.
Ce se întâmplă cu documentele când șterg un angajat?
Ștergerea este definitivă și dialogul „Confirmare ștergere” te avertizează explicit că acțiunea nu poate fi anulată. Dacă vrei să păstrezi dosarul, arhivează angajatul în loc să îl ștergi.
Pot importa mai mulți angajați deodată?
Da, din exporturile REGES în format JSON, cu butonul „REGES” de lângă butonul de adăugare sau cu butonul „Importă” din bara de filtre. Detaliile sunt în Import din REGES.