Facturi recurente

Dacă facturezi aceiași clienți cu aceleași sume în fiecare lună — abonamente, mentenanță, chirii, retainere — nu ai de ce să reintroduci manual aceleași linii. În „Facturi recurente” creezi un șablon: alegi clientul, seria, liniile și ritmul de emitere, iar aplicația scoate factura singură, la data programată.

Un șablon nu este o factură. Este rețeta după care se nasc facturile. Facturile generate ajung în lista obișnuită de facturi, cu număr consumat din serie, și de acolo le trimiți prin e-mail, le încarci în e-Factura sau le marchezi ca plătite, exact ca pe oricare alta.

Creezi un șablon#

Apeși butonul rotund „+” din colțul ecranului (sau „Adaugă prima factură recurentă”, dacă lista e goală) și se deschide fereastra „Factură recurentă nouă”.

1. 1
   Completezi „Denumire șablon *”

   Numele intern după care recunoști șablonul în listă — de exemplu „Abonament lunar mentenanță”. Nu apare pe factură.

2. 2
   Lași comutatorul pe „Activ” sau îl treci pe „Pauză”

   Comutatorul din dreapta denumirii decide dacă șablonul intră imediat în producție. Pe „Pauză” îl pregătești acum și îl pornești mai târziu.

3. 3
   Alegi „Tip” — „Factură” sau „Proformă”

   Când schimbi tipul, lista de serii se reîncarcă, pentru că seriile sunt separate pe tip de document.

4. 4
   Alegi „Serie *”

   Din seriile definite pentru tipul ales. Seria implicită e preselectată și marcată cu „(implicit)”.

5. 5
   Alegi „Client (partener) *”

   Din lista de parteneri, afișați cu denumirea și CUI-ul. Datele partenerului sunt copiate în șablon în momentul salvării.

Programarea#

Secțiunea „Programare” stabilește când și cât de des se emite. „Data primei emiteri *” este ziua în care apare prima factură; de la ea se numără toate ciclurile următoare. „Scadență (zile)” are implicit 30 și se aplică fiecărei facturi generate: scadența este data emiterii plus acest număr de zile.

Din lista „Frecvență” alegi ritmul dintre variantele predefinite sau „Personalizat...”.

Când se oprește#

Un șablon poate rula la nesfârșit sau poate avea o limită. Ai două opriri, care se pot folosi și împreună:

• „Data sfârșit (opțional)” — după această dată nu se mai emite nimic. O poți șterge oricând cu butonul „×” din câmp.
• „Număr maxim facturi (opțional)” — se emit cel mult atâtea facturi din șablon, apoi se oprește.

Când se atinge numărul maxim sau când următoarea emitere ar depăși data de sfârșit, șablonul trece automat pe pauză. Rămâne în listă, cu tot istoricul lui, dar nu mai produce facturi. Îl poți reporni oricând, după ce îi schimbi limitele.

Liniile facturii#

În „Linii factură” adaugi rândurile care se repetă la fiecare emitere. Fiecare linie are „Descriere”, „Cant.”, „Preț” și „TVA%” (21%, 19%, 11%, 9%, 5% sau 0%). Apeși „Adaugă linie” pentru încă un rând și pictograma de coș pentru a-l elimina — ultima linie rămasă nu poate fi ștearsă.

Sub linii se actualizează în timp real banda de totaluri: „Subtotal”, „TVA” și „Total”. Opțional mai poți completa „Termeni de plată (opțional)” și „Note (opțional)”, care se copiază pe fiecare factură emisă.

Cum rulează generarea#

Generarea se face pe server, nu în aplicația ta — nu trebuie să ai telefonul deschis sau să fii logat.

1. În fiecare zi, la ora 06:00 (ora României), serverul verifică toate șabloanele active.
2. Pentru fiecare șablon a cărui dată de emitere a sosit, se creează o factură nouă.
3. Se consumă următorul număr din seria aleasă, la fel ca la o factură emisă manual.
4. Scadența se calculează ca data emiterii + „Scadență (zile)”.
5. Contorul de facturi emise crește, iar data următoarei emiteri avansează cu un ciclu.

Dacă rularea a fost sărită câteva zile, sistemul recuperează ciclurile restante la următoarea rulare — se emit toate facturile datorate, nu doar una. Recuperarea este limitată la 12 facturi pe șablon într-o singură rulare.

Lista de șabloane#

Ecranul principal arată toate șabloanele. Sus ai chip-urile de filtrare „Toate”, „Active” și „Pauză”, fiecare cu numărul de șabloane din categorie, plus căutare după denumire, client sau serie.

Pictograma din stânga fiecărui rând comută starea dintr-o singură apăsare: portocaliu înseamnă activ (apeși pentru pauză), verde înseamnă în pauză (apeși pentru pornire). Din meniul „⋮” de la capătul rândului ai „Editează”, „Pauză” / „Pornește” și „Șterge”.