Ce este XADMIN
Prezentare generală a aplicației: la ce folosește, pe ce platforme rulează și cum sunt organizate datele pe firme și pe secțiuni.
XADMIN este o aplicație de administrare a documentelor și a contabilității primare, gândită pentru firmele din România. Ții într-un singur loc actele companiei, dosarele de personal, documentele SSM, balanțele lunare, facturile emise și partenerii cu care lucrezi — fără foldere împrăștiate pe desktop și fără arhive trimise pe e-mail. Interfața este integral în limba română, de la etichetele din meniu până la mesajele de eroare.
Aplicația rulează pe web, pe Android și pe iOS, din același cod. Surface-ul principal este web.xadmin.ro — acolo ai ecranul complet, cu bară laterală și tabele largi. Aplicațiile de telefon afișează aceleași date, adaptate pentru ecran mic: navigarea trece într-un sertar lateral, iar căutarea se deschide pe tot ecranul. Datele sunt aceleași, indiferent de unde te conectezi.
Un cont, mai multe organizații#
Modelul de bază al aplicației are trei niveluri: contul tău, organizațiile din care faci parte și secțiunile din fiecare organizație.
- Contul este identitatea ta — un e-mail și o parolă. Un singur cont îți este suficient, chiar dacă administrezi mai multe firme.
- Organizația este firma. Un cont poate aparține mai multor organizații: poți fi administrator la firma ta și, în același timp, contabil invitat la alte două.
- Secțiunile sunt zonele de lucru din interiorul unei organizații, fiecare cu permisiunea ei.
Absolut toate datele sunt scopate pe organizația selectată. Documentele, facturile, angajații, partenerii și taskurile aparțin unei singure firme și nu se amestecă niciodată între ele. Când schimbi organizația din selectorul de sus, ecranul se reîncarcă de la zero cu datele firmei noi.
Nu ai nevoie de conturi separate pentru fiecare firmă și nu trebuie să te deloghezi ca să treci de la una la alta. Selectorul de organizație schimbă contextul întregii aplicații dintr-un singur clic.
Cele zece secțiuni#
Fiecare membru al unei organizații primește, pentru fiecare secțiune, un nivel de acces: „Fără”, „Vizualizare” sau „Modificare”. Secțiunile pe care nu ai voie să le vezi nici măcar nu apar în meniu — nu sunt doar blocate, sunt ascunse complet.
| Secțiune | Ce conține |
|---|---|
| Overview | Grafice, indicatori și formule financiare |
| Taskuri | Taskuri și comentarii |
| Companie | Documentele companiei |
| Resurse Umane | Documente resurse umane |
| SSM | Documente SSM |
| Administrative | Balanțe și documente administrative |
| Contabilitate | Facturi, proforme, chitanțe, diverse, e-Factura |
| Angajați | Lista angajaților și documentele lor |
| Parteneri | Lista partenerilor și documentele lor |
| Facturi recurente | Șabloane de facturi recurente |
În meniu, sub antetul „CONTABILITATE”, vezi patru intrări separate — „Facturi”, „Proforme”, „Chitanțe” și „Diverse” — plus seriile de documente și e-Factura. Toate sunt însă acoperite de o singură permisiune, „Contabilitate”. Nu poți da unui membru acces doar la „Proforme” fără să îi dai și „Facturi”.
În bara laterală, secțiunile sunt grupate vizual: „Overview” și „Taskuri” stau sus, urmate de antetul „DOCUMENTE” (Companie, Resurse Umane, SSM, Administrative), apoi „NOMENCLATOARE” (Angajați, Parteneri, Facturi recurente) și „CONTABILITATE”. Jos de tot găsești „Setări”, vizibil doar dacă ai acces la cel puțin o zonă de configurare.
Ce poți face concret#
Dincolo de organizarea pe foldere, aplicația face și munca plictisitoare în locul tău.
- Încărcare documente cu extragere AI — urci un PDF sau o poză, iar aplicația citește documentul și completează singură câmpurile: numele, data, numărul, emitentul, valoarea. Tu doar verifici și salvezi.
- Facturare cu serii automate — emiți facturi, proforme și chitanțe, iar numerotarea se face pe serii configurate, fără să ții socoteala manual.
- e-Factura ANAF — facturile emise se trimit în SPV, iar mesajele și statusurile se sincronizează înapoi în aplicație.
- Import REGES — aduci datele angajaților din REGES în lista de „Angajați”, în loc să le tastezi pe rând.
- Dashboard Overview — indicatorii și graficele se construiesc pe baza balanțelor încărcate în secțiunea „Administrative”.
Extragerea AI îți economisește tastare, dar nu îți preia răspunderea. Verifică întotdeauna sumele și datele înainte de a salva un document — mai ales pe cele scanate slab sau fotografiate strâmb.
Perioada de probă și abonamentul#
Fiecare organizație nouă pe care o creezi începe cu 7 zile de probă gratuită, fără card. Apeși „Începe proba de 7 zile”, firma se creează imediat și o poți folosi complet din prima secundă. Nu ți se cere niciun instrument de plată ca să pornești.
După perioada de probă, abonamentul este de 49 lei / lună, iar în preț sunt incluse 5 GB de stocare. Prima plată se face la finalul celor șapte zile, dacă ai adăugat între timp un card. Poți adăuga cardul oricând în perioada de probă, din setările organizației.
Dacă proba de 7 zile se încheie fără un instrument de plată pe firmă, organizația respectivă intră în suspendare și nu mai poți lucra în ea până nu adaugi un card. Documentele rămân la locul lor — accesul este cel care se oprește.
Abonamentul este per organizație, nu per cont. Dacă administrezi trei firme în același cont, fiecare are propria perioadă de probă și propriul abonament.
Mai departe#
Cum îți faci contul și cum te autentifici pe web sau pe telefon.
Deschide →Creezi prima firmă, pornești proba de 7 zile și completezi datele de bază.
Deschide →Bara laterală, selectorul de organizație și căutarea globală.
Deschide →Pot folosi același cont pentru firma mea și pentru firmele clienților?
Da. Un cont poate aparține mai multor organizații, cu permisiuni diferite în fiecare. Treci de la una la alta din selectorul de organizație.
Datele de pe telefon sunt aceleași cu cele de pe web?
Da. Web, Android și iOS rulează din același cod și afișează exact aceleași date. Diferă doar așezarea pe ecran.
Pot da unui coleg acces doar la proforme, nu și la facturi?
Nu. „Facturi”, „Proforme”, „Chitanțe”, „Diverse” și e-Factura sunt acoperite împreună de permisiunea „Contabilitate”. Accesul se acordă pe toată secțiunea.
Trebuie să introduc cardul ca să încep?
Nu. Proba de 7 zile pornește fără card. Cardul devine necesar abia la finalul perioadei de probă, ca organizația să rămână activă.