Facturi primite: sincronizare SPV și import de arhive
Cum aduci în aplicație facturile emise de furnizori, direct din SPV sau din arhive ZIP descărcate manual.
e-Factura nu înseamnă doar facturile pe care le trimiți, ci și cele pe care le primești. Furnizorii tăi îți depun facturile în SPV (Spațiul Privat Virtual) al firmei, iar XADMIN le poate aduce automat în lista ta, sub filtrul „Primite”.
Ai două căi: sincronizarea directă din SPV, cu un singur buton, sau importul manual al arhivelor ZIP pe care le-ai descărcat deja de la ANAF. Ambele au nevoie de dreptul de „Modificare” pe secțiunea Contabilitate.
Sincronizarea din SPV#
- 1Apasă butonul „e-Factura”
Pe ecranul „Facturi”, butonul flotant „e-Factura” pornește sincronizarea. Vezi mesajul „Se preiau facturile din SPV ANAF...”.
- 2Așteaptă rezultatul
La final apare un rezumat de forma „Sincronizare ANAF: X noi, Y atașate, Z existente”.
- 3Găsește facturile noi
Facturile aduse apar sub filtrul „Primite” din lista de facturi.
Sincronizarea acoperă ultimele 60 de zile — aceasta este fereastra maximă pe care o permite ANAF. Numerele din rezumat înseamnă:
| Termen din rezumat | Ce înseamnă |
|---|---|
| X noi | Facturi aduse pentru prima dată în aplicație |
| Y atașate | Arhiva ANAF a fost lipită de o factură pe care o aveai deja |
| Z existente | Mesaje deja cunoscute, sărite ca să nu se dubleze |
Pentru că ANAF păstrează mesajele doar circa 60 de zile, o factură mai veche de atât nu mai poate fi preluată prin sincronizare. Intră periodic și apasă „e-Factura” ca să nu pierzi facturi de la furnizori.
Cum stabilește aplicația direcția#
Pentru fiecare factură din SPV, XADMIN compară CUI-ul vânzătorului din XML cu CUI-ul organizației tale: dacă tu ești vânzătorul, factura este „Trimisă”; altfel este „Primită”. De aceea organizația trebuie să aibă CUI-ul completat — fără el apare eroarea „CUI-ul organizației lipsește.”.
- Mesajele deja cunoscute sunt sărite, fără duplicat.
- Un mesaj care corespunde unei facturi încărcate deja de tine primește doar arhiva atașată, nu creează un al doilea rând.
- Partenerii lipsă sunt creați automat pe baza CUI-ului normalizat, ca factura să aibă furnizorul completat.
Importul arhivelor ZIP#
Dacă ai descărcat manual de la ANAF arhive ZIP e-Factura, le poți aduce prin drag & drop peste ecranul „Facturi” (doar aici funcționează importul de arhive). Aplicația citește XML-ul din arhivă și creează factura.
Duplicatele sunt prevenite pe două căi: prin combinația serie + număr + direcție și prin amprenta conținutului. Așa, dacă imporți din greșeală aceeași arhivă de două ori, factura nu se dublează.
Facturile importate din arhive sunt marcate special, ca să nu fie retrimise niciodată automat înapoi la ANAF — sunt documente primite, nu emise de tine.