Emiterea facturilor, proformelor și chitanțelor
Cum completezi un document fiscal: serie și număr, client, linii cu TVA, totaluri și curs BNR pentru valută.
Facturile, proformele și chitanțele se emit din același dialog, iar XADMIN completează singur tot ce poate: seria implicită, următorul număr liber, datele partenerului salvat, cota de TVA a firmei tale și cursul BNR atunci când facturezi în valută. Tu te ocupi doar de client și de liniile documentului.
Documentul se creează întotdeauna ca document trimis, adică emis de organizația ta către un partener. Facturile primite nu se adaugă manual de aici — ele ajung în aplicație prin sincronizarea cu e-Factura.
Cele trei tipuri de document#
Fiecare tip are propriul ecran, propriile serii de numerotare și propriul formular. Alegerea tipului o faci intrând pe ecranul corespunzător înainte de a apăsa „+”.
| Tip | La ce folosește | Ce are în plus / în minus |
|---|---|---|
| Factură | Document fiscal propriu-zis, care poate fi trimis la ANAF | Linii cu produse/servicii și TVA, dată scadență, validare e-Factura înainte de salvare |
| Proformă | Ofertă sau cerere de plată, fără efect fiscal | Formular identic cu factura, serie separată; trece prin aceeași validare e-Factura |
| Chitanță | Dovada încasării unei sume | Fără linii de produse: sumă, „Suma în litere”, „Reprezentând” și, opțional, factura asociată; nu se validează pentru ANAF |
Emiterea unei facturi pas cu pas#
- 1Deschide dialogul cu butonul „+”
Pe ecranul Facturi (sau Proforme / Chitanțe) apeși butonul flotant „+” din colțul din dreapta jos. Se deschide formularul cu secțiunile „Detalii document”, „Client”, „Produse / Servicii” și „Observații”.
- 2Verifică seria și numărul
În „Seria” apare lista seriilor definite pentru tipul de document; cea implicită este marcată cu „(implicit)”. Câmpul „Numărul” se precompletează cu următorul număr din seria aleasă. Dacă schimbi seria, numărul se recalculează automat.
- 3Alege datele documentului
„Data emitere” este ziua curentă și o poți schimba din calendar. „Data scadență” este opțională și o completezi tot din calendar.
- 4Caută clientul
În câmpul „Caută partener *” scrii denumirea sau CUI/CNP-ul — lista se filtrează după ambele. Dacă partenerul nu există încă, apeși „Partener nou” și îl creezi pe loc, fără să pierzi ce ai completat. După selectare, sub câmp apare o fișă cu CUI, adresă, IBAN, cod TVA și date de contact, ca să verifici rapid.
- 5Completează liniile
Fiecare linie are „Descriere *”, „Cantitate”, „UM” (buc, kg, m, l, m², oră, zi, lună, set), „Preț unitar”, „Monedă” și „TVA %”. Valoarea liniei se calculează în dreapta, pe măsură ce scrii. Cu „Adaugă produs/serviciu” introduci linii noi, iar iconița de coș șterge o linie (ultima rămasă nu poate fi ștearsă).
- 6Verifică totalurile
Sub linii apare caseta cu „Subtotal (fără TVA)”, „TVA” și „TOTAL”. Pentru documentele în valută se adaugă și rândul „Echivalent RON (curs …)”.
- 7Adaugă observațiile și condițiile de plată
Câmpurile „Observații” și „Condiții de plată” sunt opționale și apar pe documentul tipărit.
- 8Salvează
La salvare, aplicația rezervă numărul în serie, astfel încât următoarea factură să nu îl refolosească.
Dacă seria de care ai nevoie nu există, apeși iconița „+” de lângă lista „Seria” și o creezi fără să închizi formularul. Detalii despre format și numerotare găsești în Serii și numerotare.
TVA-ul liniilor#
Cotele disponibile în „TVA %” sunt 21%, 19%, 11%, 9%, 5% și 0%, iar cota se stabilește pe fiecare linie în parte — poți amesteca pe același document servicii cu 21% și produse cu 9%.
Liniile noi pornesc de la cota standard a firmei tale: 21% dacă organizația este plătitoare de TVA și 0% dacă nu este. Setarea vine din datele companiei, deci merită verificată înainte de prima factură.
Nu poți introduce o cotă de TVA în afara listei de mai sus. Dacă ai nevoie de o situație specială (taxare inversă, scutiri), o menționezi în câmpul „Observații”.
Facturarea în valută și cursul BNR#
Moneda se alege din câmpul „Monedă”, aflat lângă prețul unitar, și este comună întregului document: RON, EUR sau USD. Când treci pe o monedă străină, XADMIN preia automat cursul BNR din ziua lucrătoare anterioară datei emiterii.
- Sub rândul cu seria și datele apare o notă de tipul „* Curs BNR: 4.9772 RON/EUR (publicat …)”.
- În caseta de totaluri se adaugă rândul „Echivalent RON (curs …)”, cu valoarea documentului convertită.
- Dacă schimbi „Data emitere”, cursul se reîmprospătează pentru noua dată.
- Cursul este preluat automat și nu se editează manual din formular.
Dacă BNR nu returnează o cotație, sub câmpuri apare „* Nu s-a putut obține cursul BNR pentru …”, iar salvarea se oprește cu mesajul „Cursul de schimb trebuie să fie pozitiv”. Încearcă din nou sau alege altă dată de emitere.
Validarea e-Factura la salvare#
Înainte ca o factură sau o proformă să fie salvată, XADMIN verifică datele cerute de ANAF atât pentru vânzător (organizația ta), cât și pentru cumpărător (partenerul selectat). Dacă lipsește ceva, apare dialogul „Date incomplete pentru e-Factura”, cu lista exactă a problemelor, iar documentul nu se salvează.
Sub listă primești și indicația unde se repară: „Setări → Companie” pentru datele firmei tale, „Parteneri → editează” pentru datele clientului, sau ambele. După completare, redeschizi formularul și salvezi.
Chitanțele nu se trimit la ANAF, deci sunt exceptate de la această verificare și se salvează chiar dacă datele partenerului sunt incomplete.
Ce e diferit la chitanță#
Formularul chitanței este mai scurt și este organizat pe secțiunile „Detalii chitanță”, „Am primit de la” și „Suma încasată”. Nu are linii de produse și nici totaluri cu TVA — introduci direct suma încasată.
- „Suma în litere *” se generează automat din suma introdusă, în română. Poți edita textul manual, iar sub câmp scrie „Editat manual. Modificați suma pentru a re-genera.”
- „Reprezentând *” este obligatoriu și descrie motivul încasării, de exemplu „contravaloare factură FAC-0123/15.01.2025”. Fără el, salvarea se oprește cu mesajul „Completați câmpul "Reprezentând"”.
- „Nr. factură asociată (opțional)” leagă chitanța de o factură existentă.
- Câmpul de căutare a plătitorului se numește „Caută plătitor *”, dar funcționează identic: după denumire sau CUI/CNP, cu „Partener nou” alături.
Chitanța poate fi pornită direct dintr-o factură, caz în care suma, moneda, plătitorul și textul de la „Reprezentând” vin deja completate. Vezi Încasări, chitanțe și storno.
Întrebări frecvente#
Pot da un alt număr decât cel propus?
Da. Dacă scrii manual alt număr în câmpul „Numărul”, XADMIN îl păstrează și avansează contorul seriei, ca să nu fie refolosit de o factură ulterioară.
Pot factura fiecare linie în altă monedă?
Nu. Moneda este una singură pentru tot documentul, chiar dacă selectorul apare pe rândul liniei.
Ce se întâmplă dacă nu selectez un partener?
Salvarea se oprește cu mesajul „Selectați un partener sau adăugați unul nou” (la chitanță: „Selectați plătitorul”).
Pot adăuga manual o factură primită de la un furnizor?
Nu din acest dialog — el creează doar documente emise de tine. Facturile primite intră prin sincronizarea e-Factura, descrisă în Facturi primite prin e-Factura.