Lista de facturi: filtrare, PDF, email și import

Ecranul de facturi este locul în care îți petreci cel mai mult timp: aici vezi tot ce ai emis și tot ce ai primit, cauți un document anume, îl deschizi ca PDF, îl trimiți clientului pe email sau îl marchezi ca procesat după ce l-ai dat mai departe contabilului.

Lista este sortată implicit după data emiterii, cu cele mai noi documente sus. Peste ea ai un selector de perioadă, un set de filtre rapide și o căutare liberă — combinate, îți duc lista de la câteva sute de rânduri la exact ce ai nevoie în câteva secunde.

Filtrare, căutare și sortare#

Filtrele sunt chip-uri pe care le apeși pentru a le activa. Poți selecta mai multe deodată, iar rezultatul este reuniunea lor: dacă apeși „Primite” și „Neprocesate”, vezi toate facturile primite plus toate cele neprocesate, nu doar intersecția. Fără niciun filtru activ vezi toate documentele active (nearhivate).

Selectorul de perioadă se aplică peste filtre și restrânge lista după data emiterii. El funcționează la fel pentru facturi, proforme și chitanțe.

Câmpul de căutare are indiciul „Caută după număr, partener, CUI…” și verifică numărul documentului, denumirea partenerului, CUI-ul acestuia și totalul cu TVA. Capetele de coloană sunt sortabile: „Document”, „Sumă”, „Emisă”, „Scadență” și „Status” — o apăsare sortează crescător, a doua descrescător.

Acțiuni în lot#

Fiecare rând are o casetă de selecție. Când bifezi cel puțin un document apare bara de acțiuni, care lucrează pe toată selecția curentă.

PDF-ul documentului#

Apeși pe un rând și se deschide direct PDF-ul facturii. Dacă documentul nu are încă un PDF salvat, acesta este generat automat în acel moment — nu trebuie să faci nimic special.

Pe web PDF-ul se deschide într-un vizualizator din aplicație, cu navigare înainte/înapoi prin lista filtrată curentă și cu un comutator de „procesat”, ca să parcurgi un teanc întreg fără să te întorci la listă. Pe desktop și mobil documentul se descarcă și se deschide cu vizualizatorul PDF al sistemului.

Dacă ai modificat factura sau PDF-ul arată vechi, alege „Regenerează PDF” din meniul rândului. Documentul este reconstruit din datele actuale și redeschis.

Trimiterea facturii pe email#

1. 1
   Deschide meniul rândului

   Opțiunea se numește „Trimite email”, iar dacă ai mai trimis deja factura devine „Retrimite email”. Este disponibilă pentru facturile trimise.

2. 2
   Verifică adresa

   Se deschide dialogul „Trimite factura pe email”, cu mesajul că factura „va fi trimisă cu PDF-ul atașat”. Câmpul „Adresă email” vine precompletat cu adresa clientului, dar o poți schimba.

3. 3
   Apasă „Trimite”

   Primești mesajul „Se trimite emailul...”, apoi confirmarea „Email trimis către …”. Subiectul mesajului conține numărul facturii și denumirea emitentului.

După trimitere, rândul primește insigna „Email trimis”; dacă treci cu mouse-ul peste ea vezi și adresa la care a plecat mesajul. Așa știi dintr-o privire ce ai comunicat clientului și ce nu.

Import prin drag & drop#

Cel mai rapid mod de a introduce o factură primită este să tragi fișierul peste listă. În timp ce ții fișierul deasupra, apare un overlay cu textul „Eliberează pentru a importa cu AI”. Sunt acceptate fișiere PDF, PNG și JPG, iar mai multe fișiere pot fi trase deodată.

După ce eliberezi fișierul, documentul este citit automat și datele extrase îți sunt propuse în formular:

• Seria și numărul — seria este prefixul alfabetic (de exemplu „FAC” din „FAC-0001”), numărul este partea numerică
• Datele documentului — data emiterii și scadența
• Părțile — furnizor și client, cu denumire și CUI; datele de identificare sunt completate suplimentar din ANAF acolo unde CUI-ul este românesc
• Totalurile — total fără TVA, TVA și total cu TVA

Direcția este dedusă automat prin compararea CUI-ului din document cu CUI-ul firmei tale: dacă tu ești vânzătorul, documentul devine Trimisă; dacă tu ești cumpărătorul, devine Primită. Când niciunul nu se potrivește, factura este marcată implicit ca Primită.

Ce nu poți face: restricții și arhivare#

Facturile primite prin e-Factura sunt doar-citire. Ele au fost emise de alt contribuabil, iar orice modificare de partea ta le-ar desincroniza de ANAF. Le poți vedea, le poți deschide PDF-ul și le poți marca procesate, dar nu le poți edita conținutul. Facturile primite pe care le-ai introdus sau încărcat manual rămân editabile.

O factură acceptată de ANAF nu poate fi ștearsă. Dacă încerci, primești mesajul „Nu se poate șterge o factură acceptată de ANAF”. Corecția se face prin storno, nu prin ștergere.

Când un document nu-ți mai este util în lista de lucru, folosește „Arhivează” din meniul rândului. Documentul dispare din toate filtrele, cu excepția filtrului „Arhivate”, dar nu se pierde: îl regăsești acolo și îl poți readuce cu „Dezarhivează”.