Facturare

Serii de facturare și numerotare

Cum definești seriile pentru facturi, proforme și chitanțe și cum funcționează numerotarea automată.

Fiecare document pe care îl emiți din XADMIN primește o serie și un număr. Seria este codul scurt pe care îl alegi tu (de exemplu FAC), iar numărul este un contor care crește automat cu fiecare document emis pe seria respectivă. Împreună formează numărul afișat pe factură: FAC-0001.

Seriile se definesc o singură dată, în Setări → Facturare, și rămân valabile pentru toate documentele viitoare. Poți avea oricâte serii pe fiecare tip de document — de exemplu una pentru facturile normale și alta pentru cele de storno — și poți marca una dintre ele ca implicită, ca să fie preselectată la fiecare emitere.

Serii separate pentru fiecare tip de document#

În Setări → Facturare seriile sunt grupate în trei blocuri distincte: „Facturi”, „Proforme” și „Chitanțe”. O serie aparține unui singur tip — o serie creată la „Proforme” nu apare în lista de serii când emiți o factură. Asta te ajută să ții numerotările complet separate, așa cum cere și practica contabilă.

Fiecare bloc are în dreapta butonul „Serie nouă”, iar fiecare serie existentă apare pe un rând cu codul ei, contorul curent și butoanele de editare și ștergere.

Ce vezi pe rând	Ce înseamnă
Codul seriei	Prefixul care apare pe document, de exemplu „FAC”.
„Următor: N”	Numărul pe care îl va primi următorul document emis pe această serie.
„Ultim emis: M”	Ultimul număr consumat efectiv. „Următor” este mereu „Ultim emis” + 1.
Chip-ul „implicit”	Seria preselectată automat la emiterea unui document de acest tip.

Cum creezi o serie#

Poți crea o serie din setări sau direct din dialogul de emitere, fără să întrerupi lucrul.

1
Din dialogul de emitere
Apeși butonul „+” de lângă câmpul „Seria”. Se deschide fereastra „Serie nouă”, iar seria creată este selectată imediat pentru documentul la care lucrezi.
2
Din setări
Mergi în Setări → Facturare și apeși „Serie nouă” în blocul tipului dorit — „Facturi”, „Proforme” sau „Chitanțe”.
3
Completezi „Cod serie *”
Este singurul câmp obligatoriu. Se scrie cu majuscule, de exemplu FAC, PROF sau CHIT.
4
Completezi „Ultimul număr emis”
Lași 0 dacă pornești de la zero. Dacă migrezi de la alt program și ai ajuns deja la 128, scrii 128 — următorul document va primi 129.
5
Bifezi „Setează ca implicit pentru acest tip”
Opțional (în setări bifa se numește „Implicit pentru acest tip”). Seria bifată devine cea preselectată; bifarea alteia îi ia automat statutul de implicit celei anterioare.
6
Salvezi
Apeși „Creează” în dialogul de emitere sau „Salvează” în setări.

Ai nevoie de cel puțin o serie

Nu poți salva un document fără serie. Dacă niciuna nu e selectată, primești mesajul „Selectați sau creați o serie”.

Cum funcționează numerotarea automată#

Când deschizi dialogul de emitere, XADMIN completează câmpul numărului cu valoarea „Următor” a seriei selectate. Numărul se rezervă însă abia în momentul salvării, iar rezervarea se face tranzacțional: contorul seriei este citit și incrementat într-o singură operație atomică.

Consecința practică este importantă dacă lucrați mai mulți în aceeași firmă: doi utilizatori care apasă „Creează” în același moment nu pot primi același număr. Unul primește 42, celălalt 43 — chiar dacă amândoi vedeau 42 pe ecran înainte de salvare.

Exemplu de numerotare pe seria FAC

Stare inițială:   Următor: 1   •  Ultim emis: 0

Emiți prima factură    -> FAC-0001   (Următor: 2  • Ultim emis: 1)
Emiți a doua factură   -> FAC-0002   (Următor: 3  • Ultim emis: 2)

Scrii manual 50 în câmpul numărului:
Se emite               -> FAC-0050   (Următor: 51 • Ultim emis: 50)

Următoarea factură emisă normal:
                       -> FAC-0051

Când tastezi manual un alt număr#

Numărul propus poate fi înlocuit manual. Dacă scrii un număr mai mare decât cel sugerat, documentul se emite cu numărul tău, iar contorul seriei avansează la acea valoare — exact ca în exemplul de mai sus, unde saltul la 50 face ca următoarea factură să fie 51. Astfel niciun număr nu ajunge să fie folosit de două ori.

Saltul nu se poate anula

Contorul unei serii nu coboară singur. Dacă tastezi din greșeală 5000 în loc de 50, următoarele documente vor porni de la 5001. Poți corecta doar manual, editând seria din Setări → Facturare și punând valoarea corectă în „Ultimul număr emis”.

Formatul numerelor și ștergerea seriilor#

Numerele se afișează completate cu zerouri până la patru cifre, în forma SERIE-0000: numărul 7 pe seria FAC apare ca FAC-0007, iar numărul 128 ca FAC-0128. Numerele mai mari de patru cifre se afișează întregi, fără trunchiere.

Poți șterge o serie de care nu mai ai nevoie, din butonul de ștergere de pe rândul ei. Ștergerea afectează doar lista de serii disponibile la emitere: documentele deja emise își păstrează seria și numărul exact așa cum au fost tipărite și trimise. Nu se renumerotează nimic retroactiv.

Important

Dacă recreezi o serie ștearsă cu același cod, ea pornește de la contorul pe care îl scrii tu în „Ultimul număr emis”. Verifică ce numere ai folosit deja pe codul respectiv, ca să nu emiți un document cu un număr duplicat.

Întrebări frecvente#

Se resetează numerotarea automat la începutul anului?

Nu. Contorul unei serii crește continuu și nu ține cont de an. Dacă vrei să reîncepi de la 1 în fiecare an, creează o serie nouă (de exemplu FAC2027) sau editează seria existentă și pune „Ultimul număr emis” pe 0.

Pot folosi mai multe serii în paralel pe același tip de document?

Da. Fiecare serie are contorul ei independent, iar la emitere alegi seria din lista „Seria”. Doar una poate fi implicită la un moment dat.

Ce se întâmplă dacă schimb seria unui document deja emis?

Numărul unui document se rezervă o singură dată, la prima salvare. La editarea ulterioară a documentului nu se consumă un număr nou din serie.

Pot schimba codul unei serii după ce am emis facturi pe ea?

Poți redenumi seria din Setări → Facturare, dar documentele deja emise păstrează codul cu care au fost emise. Noul cod se aplică doar documentelor viitoare.