Parteneri și angajați

Import din REGES (Salariati.json și Contracte.json)

Cum aduci în XADMIN salariații și contractele exportate din aplicația Angajator REGES, fără să pierzi datele completate manual.

Dacă ai deja toți angajații în REGES-ONLINE, nu are rost să îi reintroduci manual în XADMIN. Aplicația Angajator îți permite să descarci registrul sub formă de fișiere JSON — Salariati.json și Contracte.json — iar XADMIN le citește direct și îți populează secțiunea Angajați: date de identitate, contracte, plus câte un document „Contract angajare” în dosarul fiecărui om.

Importul este gândit ca o operațiune pe care o poți repeta oricând, fără frică. Nu șterge nimic, nu suprascrie ce ai completat tu în aplicație și funcționează independent de conexiunea API la REGES — nu trebuie să ai integrarea conectată ca să încarci un export.

Cum faci importul#

1
Descarcă exportul din aplicația Angajator REGES
Din interfața web a Inspecției Muncii salvezi fișierul „Salariati.json” (lista de persoane) sau „Contracte.json” (contractele de muncă). Poți importa oricare dintre ele, în orice ordine.
2
Deschide secțiunea Angajați în XADMIN
Butonul de import apare doar dacă ai drept de modificare — vezi mai jos secțiunea despre permisiuni.
3
Apasă butonul „REGES”
Este butonul flotant cu iconiță de încărcare, din colțul de jos, lângă butonul de angajat nou. Are tooltipul „Importă din REGES (.json)”.
4
Alege fișierul .json
Selectorul de fișiere acceptă doar extensia .json. Nu alegi tu tipul exportului — aplicația detectează singură dacă fișierul conține salariați sau contracte, după structura primei înregistrări.
5
Citește mesajul de rezultat
La final primești un rezumat cu ce s-a întâmplat, iar lista de angajați se reîncarcă automat.

Mesajul pentru salariați arată așa: „Salariați importate: X create, Y actualizate, Z omise”. Pentru contracte, mesajul are o parte în plus, pentru că importul de contracte atinge și fișele de angajat: „Contracte importate: X create, Y actualizate, Z omise · Angajați: N creați, M completați”.

Cum sunt potrivite înregistrările#

Ca să nu ajungi cu dubluri, XADMIN caută întâi angajatul după identificatorul REGES (reges_id) și, dacă nu găsește nimic, încearcă o a doua potrivire după CNP. Abia dacă niciuna nu reușește creează o fișă nouă de angajat.

Salariați: o înregistrare fără identificator REGES sau fără CNP este omisă — apare la numărul „omise”, restul fișierului se importă normal.
Contracte: o înregistrare fără numărul de referință al contractului sau fără referința salariatului este omisă.
Când un contract vine cu blocul de identitate al persoanei, iar angajatul nu există încă local, XADMIN creează fișa de angajat direct din contract — aceștia sunt cei numărați la „creați”.
Dacă un contract nu poate fi legat de niciun angajat, contractul este totuși salvat, dar nu apare în dosarul nimănui.

De ce reimportul este sigur#

Importul este de tip „merge”: combină datele, nu le înlocuiește. Regula de bază este că o valoare goală din REGES nu suprascrie niciodată un câmp pe care tu l-ai completat deja în XADMIN. Dacă REGES nu știe adresa unui angajat, iar tu ai trecut-o manual, adresa rămâne acolo.

În plus, câmpurile care există doar în XADMIN nu sunt atinse deloc de import — sunt considerate proprietatea ta. Printre ele: adresa de email, telefonul, permisul de conducere, departamentul, notele și fișierele PDF atașate.

Poți reimporta oricând

Poți încărca același fișier de câte ori vrei, sau un export mai nou, fără să pierzi nimic. La reimport se actualizează doar datele venite din REGES, iar munca ta manuală rămâne intactă. Este metoda recomandată să îți sincronizezi registrul după modificări făcute în Angajator.

Ce se întâmplă cu contractele#

Fiecare contract importat este oglindit ca document în dosarul angajatului, cu numele „Contract angajare”. Data de început a contractului devine data documentului, iar data de sfârșit (când există) devine data de expirare — așa contractele pe perioadă determinată intră în mecanismul obișnuit de urmărire a expirărilor.

Documentul se comportă exact ca orice alt document din dosar: îl poți redenumi, îi poți atașa PDF-ul semnat sau îl poți arhiva. La un reimport, XADMIN împrospătează doar datele calendaristice și păstrează modificările tale.

Separat, din cel mai recent contract al fiecărui angajat se completează automat pe fișa acestuia patru câmpuri, și doar atât:

Câmp completat pe angajat	Sursa din contract
Cod COR	codul COR din contract
Tip contract	tipul contractului (de exemplu „Contract individual de muncă”)
Durată contract	„Nedeterminată” sau „Determinată”
Data începerii	data de început a contractului

De reținut

Salariul, norma de lucru, locul de muncă și restul detaliilor din contract sunt salvate pe contract, nu copiate pe fișa angajatului. Fișa rămâne curată, iar detaliile le vezi la contract.

Permisiuni#

Importul cere drept de modificare pe secțiunea Angajați sau pe Resurse Umane. Este suficient oricare dintre cele două. Dacă nu ai niciunul, butonul „REGES” nu apare, iar o încercare de import este respinsă de server.

Nu ai nevoie de credențiale REGES și nici de integrarea conectată: importul citește fișierul local și scrie direct în baza ta de date.

Erori și mesaje#

Mesaj	Ce înseamnă	Ce faci
„JSON-ul trebuie să fie un array.”	Fișierul nu conține o listă de înregistrări, ci alt tip de conținut.	Verifică dacă ai salvat exportul original din Angajator, nemodificat.
„Fișierul nu conține înregistrări”	Lista este validă, dar goală.	Descarcă din nou exportul, după ce te asiguri că filtrele din Angajator returnează date.
„Fișier nerecunoscut — nu pare un export REGES de salariați sau contracte”	Structura primei înregistrări nu seamănă nici cu un salariat, nici cu un contract.	Asigură-te că fișierul este chiar „Salariati.json” sau „Contracte.json”, nu alt export.
„Nu am putut citi fișierul”	Fișierul selectat nu a putut fi deschis.	Reîncearcă selecția sau copiază fișierul într-un alt folder.
„Import eșuat: …”	Serverul a respins operațiunea — cel mai des din lipsă de permisiuni.	Verifică drepturile de modificare pe Angajați sau Resurse Umane.

Întrebări frecvente#

În ce ordine import cele două fișiere?

Nu contează. Dacă începi cu „Contracte.json”, angajații lipsă sunt creați din datele de identitate incluse în contracte; dacă începi cu „Salariati.json”, contractele se leagă ulterior de fișele existente.

Importul șterge angajații care nu mai sunt în export?

Nu. Importul nu șterge nimic. Angajații care nu apar în fișier rămân neschimbați în XADMIN.

Ce se întâmplă cu PDF-urile pe care le-am urcat deja?

Rămân atașate. Fișierele și celelalte câmpuri gestionate local nu sunt atinse de import.

Pot importa un export parțial, doar cu câțiva oameni?

Da. Se procesează exact înregistrările din fișier, restul bazei rămâne neatinsă.