Trimiterea facturilor la ANAF și urmărirea stării
Cum transmiți o factură manual sau automat, ce înseamnă fiecare status și ce faci când ANAF respinge factura.
După ce firma este conectată la e-Factura, poți trimite facturile emise către ANAF fără să părăsești XADMIN. Le trimiți fie una câte una, când vrei tu, fie le lași pe seama trimiterii automate zilnice.
Odată trimisă, fiecare factură primește un status care se actualizează pe măsură ce ANAF o procesează. Pe această pagină vezi cum trimiți, ce înseamnă fiecare status și ce faci când ceva nu merge.
Trimiterea manuală#
- 1Deschide meniul facturii
În lista de facturi, apeși pe meniul liniei (⋮) al facturii pe care vrei să o trimiți.
- 2Alege „Trimite la ANAF”
Opțiunea apare doar pentru facturile trimise (emise de tine) care nu au fost încă transmise la ANAF.
- 3Confirmă
După confirmare vezi mesajul „Factura a fost trimisă cu succes către ANAF”, iar statusul trece pe „în așteptarea confirmării”.
Trimiterea automată#
Din „Setări” → „Facturare” poți porni comutatorul „Trimitere automată către ANAF”. Cât timp este activ, XADMIN trimite singur facturile emise, o dată pe zi, la ora 09:00 (ora României).
Poți alege o întârziere între emitere și trimitere, de la 0 („imediat”, adică la următoarea rulare) până la 14 zile calendaristice; implicit sunt 2 zile. Întârzierea îți lasă timp să corectezi o factură înainte să plece la ANAF.
Trimiterea automată este suspendată complet cât timp abonamentul organizației nu este utilizabil (probă expirată, plată restantă). Reia plata ca facturile să înceapă din nou să plece automat.
Statusurile e-Factura#
Fiecare factură are un status ANAF, cu pictograma lui, pe care îl vezi în listă:
| Status | Ce înseamnă | Ce ai de făcut |
|---|---|---|
| Netrimisă la ANAF | Factura există în XADMIN, dar nu a plecat încă | Trimite-o manual sau așteaptă trimiterea automată |
| Trimisă la ANAF — în așteptarea confirmării | ANAF a primit factura și o procesează | Aștepți; poți apăsa „Verifică status” |
| Acceptată de ANAF | Factura a fost validată și înregistrată oficial | Nimic — este finalizată |
| Respinsă de ANAF | ANAF a găsit o problemă și nu a acceptat factura | Deschide „Vezi eroare ANAF”, corectează și retrimite |
| Eroare la trimiterea către ANAF | Transmiterea nu a reușit (conexiune, autorizare) | Verifică conexiunea e-Factura și reîncearcă |
Cât timp factura este în așteptare, lângă ea apare „Verifică status”, care întreabă ANAF pe loc. Nu e obligatoriu să-l apeși — aplicația verifică oricum automat la scurt timp după ce factura a fost încărcată.
Când ANAF respinge factura#
O factură poate fi oprită în două momente: înainte de trimitere, de validarea proprie a XADMIN, sau după trimitere, de ANAF.
Validarea de dinaintea trimiterii îți semnalează câmpurile obligatorii lipsă, cu mesaje concrete. Le repari în „Setări” → „Informații Companie” (datele firmei tale), în fișa partenerului (datele clientului) sau pe factură.
| Mesaj de validare | Unde repari |
|---|---|
| Vânzător: CUI/CIF lipsește. | Setări → Informații Companie |
| Cumpărător: județul lipsește. | Parteneri → editează clientul |
| Factura: nu există linii (articole). | Pe factură, adaugi o linie |
Dacă respingerea vine de la ANAF, apeși „Vezi eroare ANAF”: se deschide dialogul „Eroare e-Factura” cu textul brut returnat de ANAF, care îți spune exact ce nu a fost în regulă. Corectează și trimite din nou.
„Descarcă ZIP e-Factura” îți dă arhiva oficială (XML-ul semnat și dovada). Aplicația servește arhiva salvată local dacă o are, altfel o aduce de la ANAF. Reține că ANAF păstrează arhivele doar circa 60 de zile — descarcă-le la timp dacă ai nevoie de ele.