Organizare, filtrare, editare și arhivare

Documentele din XADMIN stau în secțiuni fixe, pregătite dinainte pentru felul în care lucrează o firmă din România: actele companiei separat de cele de resurse umane, dosarele angajaților separat de cele ale partenerilor. Nu trebuie să inventezi o structură de foldere și nici să o întreții — tot ce ai de făcut este să încarci documentul în secțiunea potrivită și să îi pui eticheta corectă.

Mai departe, ordinea o faci din filtre și din căutare: chip-urile de etichetă, selectorul de perioadă și câmpul „Caută…” restrâng lista în câteva secunde, iar dacă ai greșit ceva la încărcare poți corecta metadatele pentru un document sau pentru zeci deodată. Documentele vechi le scoți din drum prin arhivare, fără să pierzi nimic.

Secțiunile de documente#

Structura este predefinită și identică pentru orice organizație. Există cinci secțiuni generale, plus câte un dosar propriu pentru fiecare angajat și pentru fiecare partener adăugat în aplicație.

Etichetele documentelor#

În fiecare secțiune, câmpul „Etichetă” este o listă închisă: alegi dintre valorile definite pentru acea secțiune, nu scrii text liber. Fiecare etichetă are culoarea ei, așa că recunoști dintr-o privire tipul documentului atât în listă, cât și în chip-urile de filtrare. Dacă nu alegi nimic, documentul primește implicit eticheta Altele.

Filtrare și căutare#

Deasupra listei ai un rând de chip-uri de filtrare, urmat de selectorul de perioadă. Chip-urile funcționează independent: poți selecta mai multe simultan, iar rezultatul este reuniunea lor — dacă apeși „Contracte” și „Principal”, vezi documentele care au oricare dintre cele două etichete. Fără niciun chip selectat vezi toate documentele active.

• Chip-uri de etichetă — câte unul pentru fiecare etichetă a secțiunii, colorat ca eticheta însăși.
• „Procesate” / „Neprocesate” — apar doar în secțiunile care au coloana Status și separă documentele bifate ca procesate de cele rămase de lucrat.
• „Arhivate” — singurul mod de a vedea documentele arhivate; fără el, ele nu apar nicăieri în listă.
• Selectorul de perioadă — „Toate perioadele”, „Luna aceasta”, „Luna trecută”, „Anul acesta”, „Anul trecut” și „Interval personalizat…”, unde alegi tu datele de început și de sfârșit.

Căutarea din câmpul „Caută…” lucrează peste rezultatul filtrelor și acoperă numele documentului, identificatorul, numărul, emitentul, CUI-ul și eticheta. Scrii câteva litere și lista se restrânge imediat; dacă nu găsește nimic, primești mesajul „Niciun rezultat pentru …”. Pe desktop, apăsând pe antetul unei coloane sortezi lista după acea coloană — util când vrei documentele ordonate după dată sau după emitent.

Editarea documentelor#

Metadatele unui document nu sunt bătute în cuie. Le poți corecta oricând, individual sau în lot.

1. 1
   Editează un singur document

   Din meniul documentului alegi editarea și se deschide fereastra „Editează Document”, cu aceleași câmpuri ca la încărcare: nume, etichetă, dată, dată de expirare, iar în Diverse și număr, emitent, valoare, monedă.

2. 2
   Înlocuiește fișierul, dacă e cazul

   În aceeași fereastră ai butonul „Înlocuiește fișierul” — folosește-l când ai încărcat o versiune greșită sau o scanare de proastă calitate, dar vrei să păstrezi documentul cu istoricul lui.

3. 3
   Editează mai multe deodată

   Bifezi documentele din listă și apeși „Editează”. Se deschide „Editare N documente”, cu un card pentru fiecare document selectat, și salvezi tot cu un singur buton „Salvează tot”.

Arhivare și ștergere#

Cele două acțiuni par similare, dar una este reversibilă și cealaltă nu. Din meniul documentului ai „Arhivează” (respectiv „Dezarhivează”, dacă documentul este deja arhivat) și „Șterge”.