Partajare prin link și colaborare pe un document

Uneori ai nevoie să trimiți un document cuiva care nu are cont în XADMIN — contabilului extern, unui client, unui furnizor. În loc să atașezi fișiere pe email, selectezi documentele în listă și generezi un link temporar. Persoana îl deschide în browser, vede fișierele și le descarcă, fără să se autentifice și fără să vadă restul datelor din organizația ta.

Există două tipuri de linkuri: unul doar pentru citire, prin care trimiți unul sau mai multe documente, și unul de colaborare, prin care ceri cuiva să îți trimită înapoi o versiune modificată a unui singur document. Ambele expiră singure la termenul pe care îl alegi și pot fi oprite oricând mai devreme.

Partajare: trimiți fișiere spre citire#

Bifează documentele în listă, apoi apasă butonul „Partajează (link temporar)” din bara de acțiuni. Funcționează pe o selecție de orice mărime, dar intră în link doar documentele care au efectiv un fișier atașat — dacă niciunul nu are, primești mesajul „Documentele selectate nu au fișiere”.

1. 1
   Selectezi documentele

   Bifezi unul sau mai multe rânduri, apoi apeși „Partajează (link temporar)”.

2. 2
   Completezi „Nume”

   Este titlul pe care îl vede destinatarul în capul paginii. Vine precompletat cu „Fișiere”, dar merită schimbat în ceva recognoscibil, de exemplu „Facturi august”.

3. 3
   Alegi „Valabilitate link”

   1 zi, 3 zile, 7 zile sau 30 zile. Implicit sunt 3 zile.

4. 4
   Apeși „Generează link”

   Apare fereastra „Link creat”, cu adresa afișată integral și cu explicația cât timp rămâne activă.

5. 5
   Apeși „Copiază”

   Linkul ajunge în clipboard. De aici îl lipești tu unde ai nevoie — email, WhatsApp, chat.

Linkul are forma /share/<token>. Cine îl deschide vede numele partajării, de cine a fost trimisă, câte fișiere conține și data de expirare, plus lista fișierelor. Fiecare fișier se deschide într-o filă nouă și poate fi descărcat. După expirare, aceeași adresă afișează doar „Acest link a expirat.”

Colaborare: ceri o versiune modificată înapoi#

Linkul de colaborare rezolvă situația inversă: tu trimiți documentul, celălalt îl completează sau îl semnează și îl trimite înapoi, iar fișierul din XADMIN se actualizează singur. Butonul „Colaborează (link pentru înlocuire)” apare doar când ai selectat exact un document — pe o selecție multiplă nu este disponibil, iar documentul trebuie să aibă un fișier atașat.

1. 1
   Selectezi un singur document

   Apeși „Colaborează (link pentru înlocuire)”. Se deschide fereastra „Colaborează”.

2. 2
   Verifici „Titlu”

   Vine precompletat cu numele documentului. Este ce vede destinatarul pe pagină.

3. 3
   Scrii „Instrucțiuni (opțional)”

   Un câmp liber în care explici ce ai nevoie: „completează rubrica 3 și semnează”. Dacă îl lași gol, destinatarul primește un text standard care îi spune să descarce, să modifice și să încarce versiunea nouă în format PDF.

4. 4
   Alegi „Valabilitate link”

   Aceleași opțiuni — 1 zi, 3 zile, 7 zile sau 30 zile — dar aici valoarea implicită este de 7 zile.

5. 5
   Apeși „Generează link” și apoi „Copiază”

   Linkul are forma /colab/<token> și îl transmiți tu destinatarului.

Ce vede și ce face destinatarul#

Pagina publică arată titlul, cine a trimis documentul, data de expirare și instrucțiunile tale. Sub ele este câmpul „Numele dvs.”, iar mai jos numele fișierului cu două butoane: „Descarcă” și „Înlocuiește”.

1. Își scrie numele în „Numele dvs.” — dacă nu îl completează și apasă direct pe „Înlocuiește”, primește mesajul „Introduceți numele dvs. mai întâi.”
2. Apasă „Descarcă” și primește fișierul curent.
3. Îl modifică pe calculatorul lui.
4. Apasă „Înlocuiește” și alege noua versiune. Se acceptă doar fișiere PDF.
5. Primește confirmarea „Mulțumim! Documentul a fost înlocuit.” și mesajul că linkul nu mai este activ.

Prima încărcare reușită închide definitiv linkul. Dacă altcineva îl deschide după aceea, vede „Acest document a fost deja înlocuit. Linkul nu mai este activ.”, iar o a doua încercare de încărcare eșuează cu „Încărcarea a eșuat: linkul poate fi deja folosit.” Un link de colaborare este, deci, o singură rundă — pentru o a doua corectură generezi un link nou.

Partajare sau colaborare — care dintre ele#

Cum oprești un link înainte de expirare#

Toate linkurile active ale organizației sunt listate în „Setări” → „Linkuri publice”, secțiune vizibilă doar proprietarului organizației. Fiecare rând arată titlul, tipul („Partajare” sau „Colaborare”), cine l-a creat, numărul de fișiere în cazul partajărilor și data exactă de expirare. Sus găsești numărul de linkuri active și butonul „Reîmprospătează”.

Ca să oprești un link, apeși pictograma de ștergere de pe rândul lui și confirmi în fereastra „Dezactivează linkul?” cu butonul „Dezactivează”. Linkul dispare din listă și încetează imediat să mai funcționeze. Acțiunea nu poate fi anulată — dacă îți trebuie din nou acces, generezi un link nou.

Limitări pe care e bine să le știi#

• XADMIN nu trimite linkul. Aplicația îl generează și îl pune în clipboard, dar transmiterea este integral în sarcina ta.
• Nu există protecție suplimentară. Fără parolă, fără cod pe SMS, fără limitare la o anumită adresă de email. Singurele bariere sunt caracterul greu de ghicit al adresei și data de expirare.
• Nu se poate prelungi un link. Dacă termenul ales s-a dovedit prea scurt, generezi unul nou.
• Colaborarea nu are versionare. Fișierul vechi nu mai poate fi recuperat din aplicație după înlocuire.
• Colaborarea acceptă doar PDF. Un fișier Word sau o imagine nu poate fi încărcat pe pagina publică.