Încărcarea documentelor

Orice secțiune de documente din XADMIN funcționează la fel: ai o listă cu ce ai încărcat deja și un singur ecran prin care adaugi fișiere noi — fereastra „Încarcă Documente”. Poți adăuga mai multe fișiere odată, iar fiecare fișier primește propriul rând în care completezi numele, tipul și datele înainte de a apăsa butonul final de încărcare.

Traseul diferă puțin în funcție de unde lucrezi: pe web tragi fișierele direct peste listă, pe telefon scanezi cu camera sau alegi din fișierele de pe dispozitiv. Iar dacă organizația ta are extragerea AI activată, câmpurile se completează singure cât timp tu te uiți la listă.

Pe web: drag & drop sau butonul „+”#

Cea mai rapidă cale este să tragi fișierele din calculator direct peste lista de documente. Când intri cu ele peste listă apare un strat cu mesajul „Eliberează pentru a încărca”; dai drumul fișierelor și se deschide fereastra „Încarcă Documente” cu ele deja adăugate.

1. 1
   Deschide secțiunea dorită

   Documentele se încarcă în secțiunea în care te afli, așa că intră întâi acolo unde vrei să ajungă fișierul.

2. 2
   Trage fișierele peste listă sau apasă butonul flotant „+”

   Butonul „+” din colțul de jos deschide aceeași fereastră „Încarcă Documente”, doar că goală.

3. 3
   Adaugă fișierele

   În fereastra goală vezi zona „Click sau trage fișiere aici” cu mențiunea „PDF, JPG, PNG”. Poți da click pe ea pentru a deschide selectorul de fișiere sau poți trage fișiere direct în ea.

4. 4
   Completează câmpurile pentru fiecare fișier

   Fiecare fișier are propriul card cu „Nume”, „Tip”, „Data” și, unde se aplică, „Expiră”.

5. 5
   Apasă „Încarcă”

   Butonul arată și câte fișiere trimiți, de exemplu „Încarcă (3)”. Cu „Mai multe” poți adăuga alte fișiere înainte de a trimite.

Fișierele care nu au o extensie acceptată sunt ignorate în tăcere la drag & drop — dacă un fișier nu apare în listă după ce i-ai dat drumul, verifică formatul.

Pe mobil: scanare sau alegere din fișiere#

Pe telefon nu există drag & drop, așa că butonul „+” te duce direct la un meniu cu două opțiuni. Alegi una și fereastra de încărcare apare abia după ce ai un fișier de arătat.

După ce ai ales, ajungi în aceeași listă editabilă ca pe web, doar că afișată pe verticală: numele sus, iar „Tip”, „Data” și „Expiră” dedesubt. Dacă închizi meniul fără să alegi nimic, fereastra se închide singură — nu rămâne un ecran gol.

Formate acceptate și ce se întâmplă cu fișierul#

• Formate acceptate: pdf, jpg, jpeg, png.
• Imaginile (JPG, JPEG, PNG) sunt convertite în PDF pe server, deci în listă vei vedea întotdeauna un PDF, indiferent ce ai încărcat.
• Paginile scanate pe telefon sunt deja combinate într-un singur PDF înainte de a fi trimise.
• Excel (.xlsx) nu se încarcă prin această fereastră — singurul loc unde este acceptat este încărcarea Balanței, descrisă mai jos.

Câmpurile pe care le completezi#

În secțiunea Diverse primești, pe același card, patru câmpuri suplimentare: „Număr”, „Emitent”, „Valoare” și „Monedă” (RON, EUR, USD sau GBP, implicit RON). Toate rămân editabile, chiar dacă au fost completate automat.

Extragerea automată a datelor (AI)#

Dacă organizația ta are extragerea AI activată, fiecare fișier adăugat este trimis spre analiză imediat, fără să apeși nimic. Cât timp rulează, în capul listei apare bannerul „Se extrag datele din N documente...”, iar pe cardul fiecărui fișier vezi o bară de progres și textul „Extragere date...”.

Când analiza se termină, câmpurile se completează singure: numele, tipul, data documentului și, unde se aplică, data de expirare. Pentru Diverse se completează și „Număr”, „Emitent”, „Valoare” și „Monedă”. Poți modifica orice valoare înainte de a apăsa „Încarcă”.

Încărcarea Balanței#

Balanța are un traseu separat, disponibil doar pe web, în secțiunea Administrative. Lângă butonul „+” apare butonul „Încarcă Balanța”, care deschide o fereastră proprie.

1. 1
   Apasă „Încarcă Balanța”

   Fereastra îți explică pe scurt ce urmează: „Selectați luna pentru care încărcăm Balanța, apoi un fișier XLSX.”

2. 2
   Alege luna

   Câmpul „Luna” deschide un selector de lună și an. Luna determină perioada la care se atașează balanța.

3. 3
   Verifică numele documentului

   Câmpul „Numele documentului” vine precompletat cu „Balanța” și este obligatoriu.

4. 4
   Selectează fișierul

   La „Fișier XLSX” apeși pe „Selectează fișierul...”. Se acceptă doar fișiere Excel .xlsx.

5. 5
   Apasă „Încarcă Balanța”

   La final primești confirmarea „Balanța încărcată cu succes”.

La încărcare, datele din fișierul Excel sunt procesate pe server, iar din ele se generează automat un PDF al balanței, pe care îl poți deschide direct din listă. Nu trebuie să pregătești tu un PDF separat.